Смотрите все программы линейки Школы Ассистентов Руководителя >>> |
"Десять лет назад нам были нужны секретари, быстро печатающие и хорошо знающие компьютер. Сегодня скорость печати отошла на второй план. То, что важно сегодня для профессионального администратора, - это его многофункциональность, умение планировать, анализировать, предлагать, координировать и принимать решения, а не просто выполнять указания".
МОДУЛЬ 1 (базовый *)
Модуль содержит традиционные функции, присутствующие в большинстве случаев в работе любого помощника руководителя, независимо от его опыта и статуса. Эти функции могут показаться простыми, но только на первый взгляд. Удовлетворительный средний уровень телефонной поддержки и приема посетителей демонстрируют многие компании, первоклассный - далеко не все. Разница между хорошим и первоклассным - в знании профессиональной технологии, а также в нюансах и деталях, о которых можно даже не догадываться…
ОСОБЕННОСТИ ПРОГРАММЫ:
- Тренинг проводит Марина Орлова - тренер-консультант с многолетним опытом административной и кадровой работы в транснациональной корпорации, член Международной ассоциации профессиональных администраторов (США), автор книг "Телефонный арсенал администратора" и "Команда двух. Шесть ролей помощника руководителя" (издательство Добрая Книга)
- Участники получат подробный и полезный буклет, материалы которого просто и удобно использовать в ежедневной работе, а также для разработки корпоративных стандартов и обучения персонала
ДЛЯ КОГО:
ассистенты, референты, помощники и секретари руководителей, кто стремится выйти на новый уровень профессионализма.
ПРОЙДЯ ЭТОТ ТРЕНИНГ, УЧАСТНИКИ:
- освоят принципы полной телефонной поддержки руководителя на уровне управляющего ассистента
- овладеют технологией первоклассного приема посетителей
- научатся планировать свое рабочее время и вести расписание руководителя
- освоят главные инструменты формирования безупречного бизнес-имиджа
- осознают свое предназначение и место в "Команде двух"
- станут лучше понимать своего руководителя и узнают, как из своей позиции они могут помогать ему быть еще более успешным
- научатся выполнять традиционные функции на более высоком профессиональном уровне
- по-новому взглянут на привычные ситуации
- узнают о современных тенденциях в развитии профессии и откроют новые возможности для своего профессионального развития
* рекомендуется начинать обучение с первого модуля
ПРОГРАММА ТРЕНИНГА
Введение
- Современные тенденции в развитии профессии
- Направления деятельности ассистента руководителя и возможности для развития
- Ролевой портрет управляющего ассистента
Роль 1: "Менеджер телефонной поддержки **"
- Понятие телефонной поддержки
- возможные форматы и объем
- полная телефонная поддержка: трудности и преимущества
- необходимый уровень компетентности ассистента
- Взаимодействие сторон
- согласование бизнес-процесса приема звонков для руководителя
- Создание телефонной репутации
- формулы приветствий и представлений
- "сканирование" входящих звонков
- выход из затруднительных ситуаций в начале разговора
- Равноценная замена как компетенция управляющего ассистента
- цели равноценной замены
- четыре подхода, возможные сценарии, их реализация и сравнение по эффективности
- Управление "трудными" звонками: цели и тактика
- Телефонная дипломатия
- "Скажи, что меня нет": трудности "перевода"
- необходимость дипломатии, форма и содержание
- цели и главные принципы
- Планирование и проведение исходящих звонков
Роль 2: "Управляющий приемной"
- Многогранник качества управления приемной
- "До…": подготовка
- Взаимодействие сторон
- согласование бизнес-процесса приема посетителей
- Предварительная информированность
- преимущества информации для всех вовлеченных сторон
- способы получения
- Территория профессионального комфорта
- рекомендации по оформлению приемной
- "Во время…": гость в вашем офисе
- протокол первых секунд (встреча посетителя)
- создание оптимальных условий ожидания
- возможные ситуации и их решение (ожидание по причине принимающей стороны, опоздание посетителя, "ранний гость", визит без предварительной договоренности)
- сервисное сопровождение деловой встречи (формальный и компромиссный форматы сервировки, очередность и приоритеты сервиса)
- протокол последних секунд (завершение визита)
- "После…": оценка и анализ результатов
**Программа предполагает знание и владение базовыми технологиями телефонных коммуникаций (см. программу "Телефонный арсенал администратора: высший пилотаж")
Роль 3: "Дирижер времени"
- Самоорганизация по стратегии семи шагов
- Шаг первый: временная инвентаризация рабочего дня.
- Шаг второй: определение собственного рабочего стиля, "ловушек" времени и анализ полученных результатов
- Шаг третий: постановка целей. Принцип SMART: пять главных критериев цели.
- Шаг четвертый: планирование деятельности для достижения целей. Способы, правила и преимущества планирования. Выбор и ведение ежедневника.
- Шаг пятый: расстановка приоритетов. Метод АВС (по срочности), принцип Парето (по важности) и метод Эйзенхауера (комбинированный).
- Шаг шестой: реализация планов. Способы создания резервов времени. Методы достижения установленных сроков. Закон Паркинсона и закон Мэрфи. Меры по устранению основных "ловушек" времени: "синдром откладывания", отвлекающие факторы, вынужденные перерывы и др. Умение сказать "нет".
- Шаг седьмой: контроль результатов. Подведение и анализ итогов дня и недели.
- "Общий" ассистент
- Особенности работы для нескольких сотрудников и руководителей: фиксирование заданий, принципы расстановки приоритетов, действия в случае конфликта сроков выполнения.
- Организация руководителя
- Главные принципы планирования рабочего времени руководителя.
- Рекомендации по ведению ежедневника руководителя.
Роль 4: "Проводник корпоративного имиджа"
- Этические, профессиональные и прикладные составляющие корпоративного имиджа
- Мастер Манер - прикладная роль ассистента руководителя:
- бизнес-поведение как инструмент для достижения бизнес-целей
- место бизнес-этикета в корпоративной культуре компании
- бизнес-этикет в цифрах: экономическая эффективность хороших манер
- Инструменты создания первого позитивного впечатления
- главный принцип бизнес-общения
- протокол первых секунд - приветствия, представления, обращения и рукопожатия
- рекомендации по обращению с визитными карточками
- профессиональная манера держаться
- Деловой разговор
- правила ведения и поведения
- Бизнес-этикет в общении с руководством
- Бизнес-стиль ассистента: классика на все времена
- связь визуального облика с конкурентоспособностью
- понятие и значение корпоративного дресс-кода, варианты и приоритеты
- особенности и преимущества классического стиля
- предметный подход к внешнему виду - международные стандарты классического стиля
- "Бизнес-капсула" как стартовая точка для создания бизнес-гардероба
- сочетание классики и современных модных тенденций
Полезные ссылки
Сто функций помощника руководителя