Мы рады, что Вы знаете про Арсенал! Получите Ваш подарок: 2-х часовой видеокурс Владимира Тарасова «Искусство управленческой борьбы»!
Ссылка будет отправлена на Ваш e-mail
Ведущие  /  Орлова Марина  /  Статьи
Программы (5)   Статьи (11)

Внимание: гость!

Подпишитесь на рассылку анонсов
Загрузить статью

Источник: газета "Элитный персонал"

Пока гость не прошел в кабинет к сотруднику, с которым у него назначена встреча, он клиент службы Reception. Что делать, если визит затягивается и посетителю приходится ждать? Как вежливо проводить гостя?

По действиям администратора службы Reception гость будет судить о профессионализме всех сотрудников компании.

Поддерживайте деловую атмосферу

В присутствии посетителей держитесь профессионально: не ведите личных разговоров по телефону, следите за своей речью в разговорах с коллегами, контролируйте свою рабочую позу и движения, не ешьте и не пейте на рабочем месте (впрочем, эти правила действуют и в отсутствие посетителей). Даже если у вас образовалось «окно», небольшое затишье в делах, не звонит телефон, все равно никто не должен знать, что вам нечего делать. Найдите себе работу сами.

Не надо думать, что посетителя нужно непременно развлекать, чтобы он не заскучал.

 Наоборот, это может отвлекать гостя, который мысленно готовится к предстоящей встрече.

Занимайтесь своим делом, но время от времени бросайте взгляд в сторону посетителя, давая ему понять, что вы помните о нем и следите за временем.

А что делать, если посетитель захочет поговорить с вами в то время, когда вы заняты делом? Ответьте кратко, дружелюбно, но по-деловому, тактично уйдите от ответов на вопросы конфиденциального характера. Дипломатический прием: если стулья для посетителей располагаются на определенном расстоянии от вашего рабочего места, разговор с вами будет вести труднее.

Если посетителю приходится ждать...

Посетитель пришел вовремя, а нужный ему человек все еще занят на предыдущей встрече. Это значит, что виновата компания, и вам придется обеспечить гостю максимально комфортные условия ожидания при условии, что он согласен ждать.

Последовательность ваших действий такова:

  • принесите извинения от имени сотрудника;
  • кратко объясните причину задержки и проинформируйте гостя, когда освободится человек, с которым назначена встреча. Период ожидания не должен превышать 10 минут: после этого потребуются дополнительные объяснения;
  • спросите посетителя, может ли он подождать. Если да - поблагодарите гостя и обеспечьте ему максимальный комфорт: удобное кресло, кофе, прохладительные напитки и т.д. Если посетитель ждать не может, информируйте об этом заинтересованного сотрудника и с его согласия предложите гостю другое удобное время для встречи.

Посетитель опоздал

Протокол первых секунд остается без изменения. А дальше вы действуете по указанию сотрудника, с которым назначена встреча. Если встреча возможна, но посетителю придется ждать - руководствуйтесь тактикой, предложенной в предыдущем пункте. Если встреча уже невозможна, предложите другое время, удобное прежде всего для сотрудника.

Посетитель пришел без приглашения

Придерживайтесь корпоративных правил, но не будьте «неприступной крепостью». Если в вашей компании возможны только запланированные встречи, вам следует тактично объяснить посетителю ситуацию, попросить у гостя его визитную карточку, предложить перезвонить и договориться о времени встречи.

Сотрудники, как правило, не имеют свободного времени на незапланированные встречи. Однако бывают исключения, поэтому вам следует обязательно проинформировать сотрудника о приходе посетителя, а дальше действовать согласно его указаниям.

Проводы

По окончании встречи сотрудник должен проводить посетителя до вашей рабочей зоны и передать эстафету вам. Что делаете вы:

  • улыбнитесь;
  • поблагодарите посетителя за визит;
  • пожелайте ему всего доброго;
  • попрощайтесь.

Что делать после того, как гость ушел

Потратьте несколько минут на анализ своих действий. Не концентрируйтесь на том, что вы сделали не так, и не казните себя за совершенные ошибки. Вместо этого подумайте, что надо сделать, чтобы следующий прием посетителя стал действительно первоклассным»

Марина ОРЛОВА, бизнес-тренер

Программы тренера:

Вечерняя школа ассистента руководителя (вечерняя)
Орлова Марина
  • Орлова Марина
    Орлова Марина
    Эксперт в области административного менеджмента с многолетним практическим опытом административной и кадровой работы в транснациональной корпорации. Член Международной ассоциации профессиональных администраторов (США) с 2001 года.
Дата проведения
18 марта - 10 апреля 2014
Стоимость
19900 руб. 23900 руб.
(ранняя регистрация) Зарегистрироваться
Подпишитесь на рассылку анонсов

Корпоративные программы и программы с открытой датой:


© 1988-2013 Школа Бизнеса «Синергия» (495) 646-04-78 г. Москва, Измайловский вал 2, стр. 1.
Здание Московского финансово-промышленного университета "Синергия" (МФПУ), офис 602
! Знаете, как сделать
Школу Бизнеса еще полезнее?