Мы рады, что Вы знаете про Арсенал! Получите Ваш подарок: 2-х часовой видеокурс Владимира Тарасова «Искусство управленческой борьбы»!
Ссылка будет отправлена на Ваш e-mail
Ведущие  /  Архангельский Глеб  /  Статьи
Программы (3)   Статьи (12)

5 уроков тайм-менеджмента

Подпишитесь на рассылку анонсов
Загрузить статью

Главная проблема современной работающей девушки – нехватка времени. Хочется проводить меньше времени в душном офисе, больше отдыхать (особенно летом!) и при этом все успевать. Как это сделать? Отвечает эксперт по Тайм-Менеджменту и известный бизнес-тренер Глеб Архангельский, автор бестселлера «Тайм-Драйв. Как успевать жить и работать».

1. Отдыхаем на работе

В японском языке есть особое слово, обозначающее смерть от переутомления на работе – «кароши». В 2002 году от нее погибло 115 японцев, и с тех пор волна «кароши» накрыла индурстриальный мир. В Австралии по данным Совета Профсоюза Работников Торговли еженедельно перерабатывают 31% людей, а Англии около 16% сотрудников работали свыше 60 часов в неделю, а в США. Чтобы не пасть жертвой трудоголизма, пересмотрите свой рабочий распорядок. «Известно, что в рабочем дне есть два пика рабочей активности – с 9 до 12 и с 16 до 19. Это обусловлено биологическими часами человека. В период между пиками – с 12 до 16 трудовой порыв у большинства людей идет на спад, поэтому в это время лучше на назначать важные встречи и отменить работу, требующую предельной концентрации. - советует Архангельский. - Недаром британский премьер-министр Черчилль сделал дневной сон обязательным пунктом своего дневного расписания». После обеда нашему организму нужна небольшая передышка – 15 минут сна достаточно, чтобы мозг успел освежиться, а организм получил заряд бодрости. «Один мой клиент, гендиректор компании по производству программного обеспечения, сначала буквально спал на работе, по сколько раз в день, заткнув уши и положив голову на стол – добавляет бизнес-тренер. – Но, став начальником, понял, что это не солидно, и снял комнату рядом с работой, где проводил свой законный обеденный перерыв». Если у вас нет возможности выспаться на работе, устраивайте себе в конце каждого часа или полуторачасовой работы 5-10-минутный перерыв. «Переключайтесь на что-нибудь совсем, – уточняет эксперт, – если работа связана с людьми, посидите на кухне в тишине и одиночества, если вы анализировали цифры – позвоните подруге и обсудите что-нибудь эмоциональное. Чем сильнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете». «Качество» отдыха на работе можно условно обозначить баллами:

1 балл – вы остались на рабочем месте, в той же позе, сидя у компьютера.

2 балла – вы остались на рабочем месте, но отвлеклись от монитора и поболтали с соседом

3 балла – вы вышли в курилку или на кухню перехватить чашку чая

4 балла – вы вышли из офиса на улицу посидеть на лавочке в сквере

5 баллов – вы вышли за улицу и прошлись бодрым шагом до ближайшего киоска, и на обратном пути поднялись в офис по лестнице.

Еще один способ отдыха на работе – лень, но лень творческая. Три главных правила продуктивной праздности: ленясь, не занимайтесь работой совсем, не пытайтесь делать что-то походя, и не корите себя за леность – это залог полноценной «отключки» от работы. Но главное условие – перед тем как лениться, загрузите мозг полезной, нужной для работы информацией, и предоставьте ему переваривать, пока вы будете наслаждаться летним солнышком.

[есть ли еще примеры из практики – на что «жаловались» клиенты и слушатели, и что вы им посоветовали]

2. Как спланировать рабочий день и организовать себя

Чтобы день был удачным, нужно создать себе настроение. Настройка вам необходима так же, как музыкальному инструменту. Чтобы легче втянуться в работу, создайте себе «якорь» - этот термин мы позаимствуем из психологии, чтобы обозначить какую-то деталь, музыку, цвет или действие, связанное с определенным эмоциональным состоянием. «Попробуйте варьировать: по дороге на переговоры – энергичную или агрессивную музыку, при интеллектуальной работе – легкую?инструментальную или классическую. А любимую музыку оставьте для отдыха. – советует Архангельский. - Еще одним отличным «якорем» на работу является подготовка – как художник точит карандаш, так и вы – создайте базу для будущей работы – отберите нужные бумаги, набросайте на отдельном листочке «эскиз» проекта, ключевые моменты и параметры».

Как четкий план – залог успешного дела, так и распорядок дня – непременное условие плодотворного рабочего дня. Но как распланировать день так, чтобы хватило времени и на срочные вопросы, и на текущие дела, и на время для подготовки будущих проектов?

Во-первых, не относитесь к плану как к закону – это лишь желаемый распорядок дня, от которого возможны отступления и корректировки. Планируйте когда вам удобно – в начале рабочего дня или в конце – на следующий. Главное, чтобы в плане были учтены и важные дела, и зарезервировано время на отдых.

При планировании дня или недели разбивайте задачи на «жесткие», привязанные к конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и «бюджетируемые», которые требуют больших затрат времени и сил, но не имеют жесткой временной привязки.

«Записывая «жесткие встречи» зарезервируйте время на дорогу и организационные нестыковки, – рекомендует Архангельский, –  а перед выездом уточните все детали – как найти офис, нужно ли заказать пропуск, следует ли захватить с собой ноутбук для наглядной демонстрации».

В группе «гибких» задач выделите красным маркером две-три самые важные, «горящие», и начинайте работу со списком именно с них. Причем записывайте их не «абстрактно», а сразу формулируйте результат: вместо «провести совещание» - «дать толчок новому проекту», не просто «созвониться с клиентом», а «дожать Анну Петровну до заказа». Используя сильные, действенные глаголы вы ориентируйте себя на результат. Так, один мой клиент, замначальника из РАО «ЕЭС» говорил на тренинге «Я постоянно слышу от подчиненных «я отдал договор на согласование..» о меня интересует не то, отдал ли он его или нет, а добился ли согласования».

«Для решения дел последней категории используйте метод «швейцарского сыра»: выполняйте проект не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие или самые приятные кусочки – предлагает Архангельский. -  Через некоторое время в вашем «сыре» будет столько «дырок» что «доесть» его будет уже несложно. Например, одна участница моего тренинга в Новосибирске никак не могла сесть за диссертацию, хотя материала было много. В списке задач на завтра она написала «оформить титульный лист» и дело пошло.

«Для проблемных, но важных дел, я рекомендую своим слушателям метод «лягушки» - так в тайм-менеджменте называются неприятные, но не требующие много времени задачи: решить проблему с клиентом, подписать заявление на отпуск у шефа, записаться наконец к зубному – поясняет бизнес-тренер. – Если не съесть ее сутра, она будет маячить на горизонте и портить вам настроение. Следуйте испанской поговорке: «Каждое утро съедайте лягушку»  и остаток дня больше о них не вспоминайте.

[есть ли еще примеры из практики – на что «жаловались» клиенты и слушатели, и что вы им посоветовали]

3. В мобильной, изменчивой среде нужен гибкий график

Для нужных, но не срочных дел без привязки по сроку используйте метод «кайросов» - этим словом древние греки называли удобный момент, удачное стечение обстоятельств. У каждого из нас есть «висящие долги» самому себе или окружающим –при встрече с директором узнать о судьбе нового проекта, по дороге домой заехать в автосервис, при визите в головной офис – зайти в бухгалтерию. Эти задачи как правило не «горят», но тормозят развитие какого-то долгосрочного проекта. Чтобы не забыть о них в суматохе дел, разбейте их на группы, привязанные к месту или определенному человеку «по дороге домой», «у начальника», «при встрече с клиентом». Также можно разбить их на группы по обстоятельствам – «когда хочется/не хочется работать», «когда шеф в хорошем настроении». В электронном планировщике их можно разложить по отдельным папкам, а в бумажном варианте – записывать их на «стикеры». Так вы избавитесь от длинного шлейфа постоянно переносимых задач, которые заполняют собой день но никак не реализовываются, оставляя у вас ощущение «недоделанности».

[есть ли  еще примеры из практики – на что еще «жаловались» клиенты и слушатели, и что вы им посоветовали]

4. Где искать резервы времени (типичные поглотители времени)?

На работе нас постоянно отвлекают – то начальник спешит поделиться свежими мыслями, то коллега просит совета, то секретарь переключает какой-то посторонний звонок. Если сложить вместе минуты, потраченные на эти  типичные «поглотители» времени, и прибавить к ним «внутренние» отвлекающие моменты «попить кофе», «поболтать с коллегой», «позвонить домой», то окажется, что вместе они занимают если не половину, то уж четверть рабочего времени точно.

Хронометраж – действенный метод борьбы с «поглотителями времени», потому что он позволяет повести аудит рабочего дня и выявить, где у вас перерасход, а где – экономия. Вооружитесь небольшим блокнотом, и каждые полчаса записывайте чем вы занимались с точностью до 5 минут. Примерно так

9.30 – открыла и стала читать почту,  9.15 – заварила чай, 9.25 – начала делать отчет, 9.35 – зашла Маша обсудили ее новые туфли, 10.15 – вернулась к отчету

В конце дня проставьте напротив каждого отрезка времени, что это было – «продуктивная работа» или «поглотитель времени». Если какие-то мелкие дела отвлекают вас меньше чем на 5 минут, ставьте галочку, а в конце дня сложите галочки, умножив сумму на 2-3 минуты – и вы получите среднее время «украденного времени». В конце недели составьте диаграмму, или, если проще, обведите число «утраченного времени» за неделю. Сначала вы будете забывать про ведение учета, но не смущайтесь и не бросайте хронометраж – сам процесс уже весьма полезен. Постепенно вы научитесь отслеживать, сколько времени потратили на важный проект, сколько – на общение с неприятными для вас людьми, сколько часов прошло впустую, а сколько вы посвятили любимому хобби или прогулке.

Одна из моих коллег по ТМ-сообществу, Любовь Юлис, из «Comstar-Объединенные ТелеСистемы», придумала «стратегическую картонку» – чтобы не пропустить ничего важного и не терять время на поиск контактов. На лист цветной или плотной бумаги, выпишите стратегические цели и важные задачи, жестко не привязанные к конкретному дню. Туда же перепишите актуальные на день или неделю контакты – чтобы снова раз не рыться в emailах и ежедневнике. Внизу картонки оставьте свободное поле под «идеи» и «темы для размышления». Начинайте день с просмотра «стратегической картонки» – она будет напоминать вам о целях, и вы не утонете в текучке.

Еще один недооцененный резерв времени – в транспорте или в командировках. Читайте или слушайте  аудиокниги, работайте над материалами к докладу или просто отдыхайте, полностью отключившись от работы. Главное, чтобы эти драгоценные минуты не были простоем – делайте звонки, в том числе «неприятным» людям или организациям – так вам будет сложнее отвлечься от разговора. По итогам командировки составляйте «карту города» с нужными контактами, названиями хороших ресторанов, стоимостью и телефонами такси и прочими «штрихами».

Если вам приходится много работать над нестандартными задачами, генерировать идеи и предлагать новые ходы, то вам не обойтись без «мест хаоса». В отличие от органайзера, места порядка», в творческую «картотеку» попадают идеи и вопросы, требующие вызревания. Это может быть печатные статьи, emailы с идеями проекта от начальства, слова авторитетных авторов или специалистов, и ваши собственные идеи. Пусть это будет «питательной массой» из которой прорастет ваша «Эврика!». Если у вас много творческих заданий, регулярно просматривайте «копилку», рассортировывайте ее содержимое по темам и, когда проект почти созрел, выделяйте всю информацию в отдельную папку. Как сказал один из участников ТМ-сообщества, «так приятно видеть, как в творческой картотеке чужие мысли превращаются в свои».

[есть ли  еще примеры из практики – на что «жаловались» клиенты и слушатели, и что вы им посоветовали]

5. Как приблизить мечты к реальности? (рабочие цели и life-management)

Как найти время не только на работу, но и для воплощения собственный идей, замыслов и ощущений в жизнь? Нет ничего проще – все приемы и тактики тайм-менеджмента подходят и для обычной жизни.

Выделите ключевые области вашей жизни, главные русла, в которых течет ваше время – карьера, образование, семья, друзья, увлечения, здоровье, благосостояние, бизнес и т.п. Нарисуйте дерево, где каждое из них - самостоятельная ветвь, длинная и мощная настолько, сколько времени вы ей уделяете. Так вместо листопада хаотичных мелких дел вы наглядно увидите и поймете, какие области требуют больше времени и усилий для развития.

Мой клиент, ректор одной российской бизнес-школы, жаловался, что у него слишком много дел, и за всем не уследить  - собственная школа, научная деятельность, поездки в европейские университеты, строительство дачи… Если даже доктор наук и специалист по менеджменту не всегда может сориентироваться в хаосе задач, то что говорит о простых смертных. Ведь цель тайм-менеджмента – не превратить вас в «машину для экономии времени», но помочь изыскать временные ресурсы и пустить их на то, чтобы древо вашей жизни росло гармонично и процветало.

[есть ли еще примеры из практики – на что «жаловались» клиенты и слушатели, и что вы им посоветовали]

Программы тренера:

Тайм-драйв для руководителей
Архангельский Глеб
  • Архангельский Глеб
    Архангельский Глеб
    Ведущий российский эксперт в тайм-менеджменте, основоположник российской школы тайм-менеджмента. Основатель и генеральный директор компании "Организация времени".
Где найти резервы времени, как повысить эффективность планирования рабочих графиков и контроль оперативных поручений топ-менеджмента, как улучшить подготовку, проведение и отслеживание результатов совещаний

Подробнее
Даты проведения
24 сентября 2013
12 ноября 2013, 10 декабря 2013, 18 марта 2014, 10 июня 2014
Стоимость
19900 руб.
Зарегистрироваться
Неделя тренингов «7 ЭЛЕМЕНТОВ УСПЕХА» в Турции
Архангельский Глеб
  • Архангельский Глеб
    Архангельский Глеб
    Ведущий российский эксперт в тайм-менеджменте, основоположник российской школы тайм-менеджмента. Основатель и генеральный директор компании "Организация времени".
Дата проведения
1-7 октября 2013
Стоимость
140000 руб.
Зарегистрироваться
Подпишитесь на рассылку анонсов

Корпоративные программы и программы с открытой датой:


© 1988-2013 Школа Бизнеса «Синергия» (495) 646-04-78 г. Москва, Измайловский вал 2, стр. 1.
Здание Московского финансово-промышленного университета "Синергия" (МФПУ), офис 602
! Знаете, как сделать
Школу Бизнеса еще полезнее?