Мы рады, что Вы знаете про Арсенал! Получите Ваш подарок: 2-х часовой видеокурс Владимира Тарасова «Искусство управленческой борьбы»!
Ссылка будет отправлена на Ваш e-mail
Ведущие  /  Архангельский Глеб  /  Статьи
Программы (3)   Статьи (12)

Интервью Глеба Архангельского

Подпишитесь на рассылку анонсов
Загрузить статью

Глеб Архангельский – ведущий российский эксперт в области тайм-менеджмента, генеральный директор компании «Организация Времени». К.э.н., зав. кафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии. Автор деловых бестселлеров «Организация времени» и «Тайм-драйв». Руководитель проектов внедрения тайм-менеджмента в крупнейших корпорациях. 

1. Как Вы пришли в Тайм-менеджмент?

В первую очередь, конечно, это личный опыт, который впоследствии оказался востребованным на рынке. Первоначально это были просто технологии моей личной самоорганизации. В студенческие годы мне порекомендовали книгу Даниила Гранина  «Эта странная жизнь», в ней рассказывается о биологе Любищеве, который разработал собственную систему учета времени, планировал работу, вел хронометраж выполненного и успевал гораздо больше, чем окружающие. И я стал применять методы Любищева для себя – ставил цели, составлял планы, рисовал графики.

Начав свою взрослую карьеру в банке, я понял в один момент, что мне стало там очень скучно. Я пришел к председателю правления прощаться: так, мол, и так, чувствую, не мое это, не знаю, как дальше быть, мотивации никакой. Банкир сказал: «Хорошо, давайте забудем про этот проект, расскажите – что вообще вам по жизни интересно?»

К тому моменту я уже год как вел хронометраж, учился больше успевать, более эффективно сочетать учебу в вузе, работу и многочисленные курсы. Поэтому сказал: «Да вот, например, система учета и анализа времени».

Председатель правления – человек весьма эмоциональный. «Времени?! Что ж вы молчали? Я отчетность подписываю через полчаса после крайнего срока отправки! Рабочий день у всех по двенадцать часов и больше! Забудьте про тот проект, давайте исследовать рабочее время!..»

Это был «момент истины». То, что было всего лишь личным инструментом, неожиданно оказалось полезной и востребованной технологией, недостаточно представленной на тот момент на российском рынке. Причем интересной и с коммерческой, и, как выяснилось впоследствии, с мировоззренческой стороны. В какой-то момент я понял, что могу консультировать по вопросам тайм-менеджмента, так в последствии появилась консалтинговая компания – Организация Времени.

2. Как определить эффективность использования рабочего времени? 

Есть несколько способов. Самый простой – выделить несколько ключевых показателей, связанных с временем. Например, средний срок согласования договоров, среднее время ответа на запрос клиента, и т.п. Более сложный – фиксировать все задачи и поручения, получаемые сотрудниками, в единой системе (например, Outlook) и определить нормативные и фактические затраты времени на их выполнение. Наконец, самый сложный способ – сплошной хронометраж времени, но к нему нужно прибегать очень обдуманно и осторожно.

3. Какие основные «поглотители» рабочего времени, как с ними бороться?

Можно выделить несколько таких поглотителей, с которых стоит начинать в первую очередь:

  • Непроизводительные отвлечения на рабочем месте -  «аська», интернет, и т.п. Важно отличать их от отдыха: хороший отдых требует выхода за пределы рабочего пространства, желательно сделать физкультурную паузу, и т.п.
  • Отсутствие планирования рабочего дня. Когда нет под рукой четкого списка задач (будь то в ежедневнике, Outlook или просто на бумаге), когда половина задач на стикерах, а другая половина «в голове» - эффективной работа не будет. При этом «план» - это не обязательно жесткое расписание, обычно достаточно просто списка задач с расставленными приоритетами.
  • Неумение расставлять приоритеты, когда существенную часть дня занимает «текучка», и неумение делегировать, когда руководитель стремится делать все сам. Способы борьбы – освоение технологий приоритизации и делегирования.

4. В какой ситуации, руководителю бизнеса желательно пройти тренинг по управлению временем?

Как правило, понимание такой необходимости приходит при быстром карьерном росте руководителя (когда увеличивается количество подчиненных, задач, проектов…) или при быстром росте и развитии компании. Когда руководитель засиживается на работе вечерами, его голова перегружена от огромного количества задач, у него нет времени на отдых и личную жизнь – тогда освоение тайм-менеджмента неизбежно. Но лучше, конечно, начать заниматься тайм-менеджментом до того, как ситуация стала столь плачевной.

5. Суть Вашей  методики?

Суть методики можно выразить по аналогии с сутью фитнеса или здорового образа жизни. Нужно 1. Знать грамотные методы, 2. Применять их понемногу, но ежедневно. Это очень важно, никаких «революций» не должно быть.

Из таких простых, дающих быстрый эффект инструментов могу порекомендовать, например, техники самомотивации. Есть простые приемы, позволяющие обмануть себя и вовремя выполнить неприятные задачи. Например, «каждое утро съедать одну лягушку» - т.е. начинать день с выполнения маленького, но неприятного дела. Записаться к зубному, сделать неприятный для вас звонок и т.п. Сбросив с себя тяжесть мелкой неприятной проблемы, вы совсем по-другому взглянете на этот мир и с энтузиазмом приметесь за работу.

 Другая подобная техника – нарезать «слона» на «бифштексы». «Слон» - большая проблема или дело, чьи масштабы вас пугают и заставляют все время откладывать эту проблему на лучшие времена. Но постепенно маленький слоник может превратиться в действительно большого слона. Выход тут один – слона нужно съесть, порезав его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать по одной порции.

Например, возьмем изучение иностранного языка как «слона». Это дело требует много времени, усилий, и не всегда кажется реальным наконец-то выучить этот язык. Берем острый нож и режем «слона» на части: в неделю выучить столько-то слов, послушать столько-то кассет и посмотреть столько-то фильмов, пообщаться с носителями языка. Не в коем случае не надо просто «учить грамматику» - ее можно учить бесконечно и так и не прийти к нужному вам результату.

Второе  это - хронометраж. Т.е. в течение 1-2 недель учитывать время, потраченное на выполняемые задачи и вечером уделять 10-15 минут анализу полученной картины. Сам факт такого учета дисциплинирует и к тому же позволяет получить реалистичный портрет вашего времени, выявить поглотители и найти резервы.

Наконец, планирование. Обычный бумажный ежедневник можно улучшить, сделать инструментом более гибким и комфортным. Как правило, все наши задачи на день можно разделить на две категории: жесткие и гибкие. Жесткие – это задачи, привязанные к конкретному моменту времени: 16.00 – встреча с клиентом, 17.30 – заехать в банк и т.п. Гибкие – это те задачи, которые не имеют жесткого срока выполнения на сегодняшний день: написать отчет, сходить в бассейн. Мы рекомендуем делить ежедневник на две части; в левой его части вдоль линейки со временем вы записываете жесткие задачи, которые становятся как бы скелетом дня, на который насаживается все остальное. А в правой части страницы записывайте гибкие задачи в порядке их приоритетности. Полезно также выделять разные задачи разными цветами в соответствии с их значимостью.

На открытых и корпоративных тренингах мы разбираем и другие технологии управления временем – обзор, расстановку приоритетов, метод ограниченного хаоса, и  т.п. Главное, чтобы из каждой технологии вы выбрали простые, небольшие, легко реализуемые шаги, с которых можно быстро начать, и которые в первые же дни дадут осязаемый результат.

6. Отличия Вашей методики

Главных отличий два – больший, чем в классическом тайм-менеджменте, акцент на вопросы планирования в условиях хаоса, неопределенности. И второе – тема корпоративного внедрения тайм-менеджмента, разработки корпоративных ТМ-стандартов. В классическом ТМ эта тема не затрагивалась, мы же разработали ряд технологий, позволяющих сделать тайм-менеджмент общепринятым в компании инструментом.

  • Какие технические средства Вы советуете использовать?
  • Какие программные средства?
  • В чем преимущества планирования времени с Аутлук.

Для идеологии тайм-менеджмента технический носитель не принципиален – можно планировать все в бумажном ежедневнике и быть эффективным. Но на дворе XXI век, и, конечно, странно не использовать плюсы электронного планирования, например в связке «Outlook + смартфон». Их несколько:

  • Можно контролировать гораздо большее, чем на бумаге, количество задач, благодаря возможностям сортировки, группировки, автоматической раскраски, короче говоря – автоматизированных способов работы с задачами.
  • Намного разнообразнее формат представления информации – задача может содержать диктофонную запись, рисунок, текстовый файл, список подзадач – все что угодно, и это практически невозможно реализовать на бумажных носителях.
  • Только в электронном виде возможна полноценная коллективная работа – назначение задач и встреч друг другу, возможность видеть календари коллег, возможность удаленной работы. Например, менеджеры нашей компании могут назначить мне встречу с клиентом, не созваниваясь со мной, поскольку всем открыт мой календарь в сетевом Outlook. Через пару минут после того, как создана новая встреча, она появится у меня в смартфоне. 

7. Есть ли какая-то психологическая предрасположенность к ТМ?

Таковой не существует, равно как и предрасположенности, например, к здоровому образу жизни, фитнесу, спорту. Но есть, несомненно, психологические особенности человека, которые нужно учитывать при выборе инструментов тайм-менеджмента. Кому-то нравится бассейн, кому-то беговая дорожка, кому-то штанга. Так и в тайм-менеджменте, консультант по тайм-менеджменту помогает человеку подобрать инструмент, оптимальный именно для него.

8. Как заставить сотрудников использовать знания о тайм-менеджменте?

На семинарах для топ-менеджеров самые активные дискуссии обычно вызывает сам вопрос «заставлять или не заставлять?» Менеджеры более жесткие настаивают: не нужно ждать, пока что-то «прорастет» Менеджеры более мягкие подчеркивают, что тайм-менеджмент – дело достаточно индивидуальное, и чем выше «творческая» и «человеческая» составляющие в работе сотрудника, тем труднее в приказном порядке навязать ему методы самоорганизации.

Я сторонник совместного применения обоих подходов. Сначала нужно с помощью «ТМ-бациллы» задействовать внутренние, добровольные ресурсы, и лишь затем – внешние, ресурсы принуждения.  Добровольные шаги – это, несомненно, корпоративный тренинг по тайм-менеджменту. Наши тренеры решают непростую, но все же решаемую задачу – как заинтересовать человека ТМ-темой, акцентировать вопрос ограниченности временного ресурса, мотивировать его на применение ТМ-технологий. Обычно после тренинга участники начинают применять как минимум несколько инструментов из тех, которыми они овладели на тренинге.

Теперь о том, что касается применения «административного ресурса», т.е. о применении принуждения в тайм-менеджменте. Это тоже бывает необходимо, поскольку в организации важны общие правила, в том числе и в части времени. Здесь главный шаг – разработка корпоративного стандарта, далее – обучение людей использованию прописанных в стандарте инструментов, соответствующая настройка корпоративного Outlook или Lotus Notes. И, наконец, аттестация, т.е. проверка того, как люди используют общеобязательные инструменты. Все эти шаги позволяют добиться выработки единых правил и подходов к планированию времени, что в конечном итоге сильно облегчает всем жизнь и упрощает работу.

9. От чего зависит эффективность использования?

Как и в применении других управленческих технологий, эффективность зависит от двух вещей. Во-первых, насколько грамотные выбраны пути внедрения ТМ в компании. Во-вторых, насколько достаточная управленческая воля и последовательность руководителя, желающего внедрить ТМ.. Первое в большей степени зависит от консультанта, второе – от самого руководителя.

10. Что такое корпоративный тайм-менеджмент?

Недавно в издательстве «Альпина бизнес букс» вышла моя новая книга «Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений». В ней я даю такое определение:

Корпоративный тайм-менеджмент – дисциплина в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности.

Проще говоря, корпоративный тайм-менеджмент – это о том, как, внедрив инструменты тайм-менеджмента в организации, сделать ее более эффективной, разумнее использующей временной ресурс, быстрее реагирующей на обстоятельства, более динамичной и управляемой.

Корпоративный тайм-менеджмент - это область тайм-менеджмента, направленная прежде всего, на отработку и усовершенствование навыков организации корпоративного времени. Каждый сотрудник – это необходимый элемент в компании, и эффективность всей компании часто может  зависеть от одного человека. Все взаимосвязано: один не успел, поэтому другой не сделал, а третий потому не продал или не купил. Кроме того, как показывает опыт, системы контроля работы отделов, департаментов и т.д. в разных компаниях очень громоздки и значительно затрудняют рабочие процессы. Существует множество и других «поглотителей» корпоративного времени, которые крадут не только время, но и деньги компании.

В корпоративном тайм-менеджменте делается больший акцент на согласованную работу в команде, на выработку общего внутрикорпоративного языка и системы договоренностей, которые через некоторое время становятся понятны всем сотрудникам. Это делает более прозрачным всю рабочую систему компании, позволяет руководству облегчить контроль поручений и многое другое.

В итоге, результатом внедрения корпоративного тайм-менеджмента является слаженная командная работа, эффективное планирование общей деятельности и многое другое, что позволяет коллективу преуспевать и добиваться своих целей.

11. Как можно мотивировать внедрение ТМ в компании?

Вопрос дублируется с 12-м. Лучше так:

Как правильно построить корпоративный проект внедрения тайм-менеджмента? Каков опыт ваших клиентов?

Несколько слов о корпоративных проектах – как крупнейшие российские компании решают проблему нехватки времени?

Первый шаг, который обычно делает компания – проведение внутрикорпоративных тренингов по тайм-менеджменту. Например, с больших тренинговых программ начинали компании PricewaterhouseCoopers, Вимм-Билль-Данн, Северсталь.  На тренинге менеджеры на практических при­мерах, в ролевых играх, на жизнен­ных ситуациях отрабатывают фор­мы планирования времени и по­лучают пособия для самостоятель­ной работы.

Более сложная вещь - это консалтинг. Существует несколько способов внедрить тайм-менеджмент в компании – настройка системы контроля поручений для топ-менеджеров (такой проект был проведен, например, для аппара­та генерального директора компа­нии «Русский Алюминий»), внедрение корпоративных стандартов тайм-менеджмента (например, РАО ЕЭС России), системы планирования встреч и задач на базе сетевого Outlook (большинство корпоративных клиентов), и т.п.  Какие именно модули включить в консалтинговый проект – обычно предмет тщательной диагностики.

12. Какие реальные результаты получили Ваши клиенты от использования этой методики?

В книге «Корпоративный тайм-менеджмент» приводится большое количество корпоративных «кейсов», в форме интервью с руководителями, описывающими свой опыт применения корпоративного тайм-менеджмента. Думаю, будут уместны несколько цитат «из первых уст».

«Внедрив корпоративный тайм-менеджмент на Outlook, мы получили идеальное дополнение к корпоративной системе документооборота, повышающее личную и командную эффективность. Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно оценить в 10-15%. Средний срок согласования договоров сократился на 20%.  Потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превышает наши затраты на внедрение тайм-менеджмента».

Александр Селютин, заместитель начальника Департамента информатизации ОАО РАО «ЕЭС России»

«Лично для меня тренинг оказался полезен в плане фильтрации задач, распределения на важные и неважные. И еще в плане мотивации: я умею получать удовольствие от той работы, которую я делаю, от выполнения поставленных передо мной задач, от самой жизни. И сама жизнь — и профессиональная, и личная — таким образом гармонизируется».

Карина Самохина, менеджер Корпоративного Университета, Вимм-Билль-Данн (в компании тайм-менеджмент включен в базовую программу подготовки менеджеров «Профессия – руководитель»)

«Для того, чтобы решиться на перемены в своей жизни и в жизни компании, нужна сильная мотивация и мощный эмоциональный заряд. Мотивацию вы формируете сами, а вот эмоциональный заряд на тренинге «Тайм-менеджмент» был очень сильным и эффективным. Для закрепления результатов обучения было проведено консультирование топ-менеджеров по тайм-менеджменту на Outlook. Кроме того, в Управлении делами внедрена система контроля поручений генерального директора на базе Outlook.

Сложно измерить эффективность тренингов: слишком много в жизни других, тоже влияющих на тебя процессов. Но лично я теперь делаю больше, чем делал до этого. И самое главное — я ничего не забываю. Я ставлю себе задачу и всегда решаю ее, не теряя времени. Теперь у меня нет таких ситуаций, когда я хочу что-то сделать, но не успеваю из-за рутинных дел. ».

Валерий Ермаков, генеральный директор, Мегафон - Поволжье

ТМ-диагностика (по Г. А. Архангельскому)

Перед вами десять заповедей тайм-менеджмента. Оцените, насколько ваша повседневная организация работы соответствует этим принципам. «-2» все ужасно, «—1» — плохо, «0» - «ни то ни се», «1» - хорошо, «2» - я идеал и образец для других в этом вопросе.

 

ТМ-заповеди

Оценка от -2 до +2

1. Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы

 

2. Хотите управлять - измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений

 

3. Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы - нет результата

 

4. Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения

 

5. Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей

 

6. Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы

 

7. Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но все окупится впоследствии

 

8. Ловите удачные возможности. План - средство это делать, но не самоцель

 

9. Создавайте обзор всех делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего

 

10. Управляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». «Загнанный как лошадь» менеджер профнепригоден

 

 

Проставьте себе оценки в таблице - это ваш личный ТМ-профиль. После этого отметьте здесь же значения вашего желаемого ТМ-профиля. Начинайте работу над организацией своего времени с той ТМ-зановеди, по которой разрыв между желаемым и действительным оказался самым большим.

(Источник: Г.А.Архангельский, «Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений». М.: Альпина бизнес букс, 2008).

 

 

Программы тренера:

Тайм-драйв для руководителей
Архангельский Глеб
  • Архангельский Глеб
    Архангельский Глеб
    Ведущий российский эксперт в тайм-менеджменте, основоположник российской школы тайм-менеджмента. Основатель и генеральный директор компании "Организация времени".
Где найти резервы времени, как повысить эффективность планирования рабочих графиков и контроль оперативных поручений топ-менеджмента, как улучшить подготовку, проведение и отслеживание результатов совещаний

Подробнее
Даты проведения
24 сентября 2013
12 ноября 2013, 10 декабря 2013, 18 марта 2014, 10 июня 2014
Стоимость
19900 руб.
Зарегистрироваться
Неделя тренингов «7 ЭЛЕМЕНТОВ УСПЕХА» в Турции
Архангельский Глеб
  • Архангельский Глеб
    Архангельский Глеб
    Ведущий российский эксперт в тайм-менеджменте, основоположник российской школы тайм-менеджмента. Основатель и генеральный директор компании "Организация времени".
Дата проведения
1-7 октября 2013
Стоимость
140000 руб.
Зарегистрироваться
Подпишитесь на рассылку анонсов

Корпоративные программы и программы с открытой датой:


© 1988-2013 Школа Бизнеса «Синергия» (495) 646-04-78 г. Москва, Измайловский вал 2, стр. 1.
Здание Московского финансово-промышленного университета "Синергия" (МФПУ), офис 602
! Знаете, как сделать
Школу Бизнеса еще полезнее?